Heldagskonferenser och kick-offer riskerar att bli både dyra och att inte ge så mycket som du skulle önska. Med hjälp av några enkla grundregler kan du få dem betydligt mer effektiva.

1. Svara på frågan ”varför?”
Alltför många börjar planera konferensen utan att ha den mest grundläggande frågeställningen klar för sig: För vem håller du mötet, och varför?
Man måste alltid fråga sig varför mötet ska äga rum. Vill ledningen åstadkomma verklig förändring krävs en riktig dialog med mötesdeltagarna.

2. Var en god värd – på riktigt
En god värd möter gästerna i dörren – och ger dem genuin uppmärksamhet när de anländer till konferensen.
Alla pratar om vikten av värdskap och bemötande, men nästan alla går bet på just den punkten. Alltför ofta står ledningsgruppen i ett hörn och pratar med varandra.

3. Sitt i öar
För att få till en riktigt bra dialog bör deltagare från olika delar av företaget blandas. En tumregel är att varje ö inte bör bestå av fler än sex personer.

4. Var interaktiv
Ett bra möte måste innehålla fyra komponenter:
- Provokation.
- Inspiration.
- Reflektion.
- Interaktion.

Samspelet mellan mötesdeltagarna det allra viktigaste för att nå verkliga resultat. Se därför till att ha goda marginaler för öppna diskussioner och workshop-övningar.

5. Stoppa efter 18 minuter
En programpunkt får aldrig vara längre än 18 minuter. Längre än så klarar mötesdeltagarna inte av att hålla koncentrationen uppe.
Det är betydligt mer effektivt att hålla dragningarna korta och i stället ägna tid åt att låta deltagarna diskutera och reflektera över det som sagts. Då förstår de och minns budskapen betydligt bättre.

Många deltagare gillar ju att bara sitta och lyssna. Vill arrangören få högt betyg på utvärderingen räcker det ofta med att erbjuda spännande föreläsare i en bekväm biosittning. Problemet är att det sällan ger någon effekt på resultaten. Interaktivitet är nyckeln för att verkligen nå framåt.

Källa: Internet